POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La Constitución Política de Colombia establece en el artículo 15 “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas”. Mediante la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, igualmente reglamentada por los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 (hoy incorporados en el Decreto único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo 1074 de 2015), entre otros.

En cumplimiento de las anteriores disposiciones PSICOL SAS ha elaborado la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, cuya aplicación es de carácter obligatorio para todos los colaboradores, contratistas, pasantes o personal de los proveedores que realicen tratamiento de los datos personales registrados en las bases de datos de la organización, la cual contiene los lineamientos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de protección de datos personales.

PSICOL SAS, identificado con NIT: 900475729-3, con sede principal en la Calle 5A # 39-194, oficina 402, Torre Diners Club. Medellín, Colombia, Pagina Web https://psicol.co, PBX: (604) 3224214, en su calidad de responsable del tratamiento de los datos personales, que obtenga en virtud de las operaciones que se soliciten o celebren con la Organización, conforme a los principios y deberes definidos en la ley 1581 de 2012 y demás normas que traten y regulen esta materia.

OBJETIVO

La presente política tiene como objetivo poner en conocimiento el tratamiento al cual serán sometidos los datos personales recopilados por PSICOL SAS, establecer medidas que garanticen de manera eficiente los niveles de seguridad y privacidad para el tratamiento y protección de datos personales de tal forma que se eviten posibles adulteraciones, pérdidas, consultas y usos o accesos no autorizados, así como también poner en conocimiento los derechos que le asisten a los titulares de dichos datos, los canales de atención para la presentación peticiones, quejas, reclamos, y consultas, ante los cuales el titular de la información puede ejercer dichos derechos y el procedimiento a seguir para conocer, actualizar, rectificar, y suprimir el dato y/o revocar la autorización.

ALCANCE

La información personal es uno de los activos más importantes de toda organización, por lo tanto, el tratamiento de esta información se realiza con sumo cuidado y atendiendo lo establecido por la ley, garantizando a las personas el pleno ejercicio y respeto por su derecho del Hábeas Data.

La presente Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o archivos que contengan Datos Personales, y que sean objeto de tratamiento por PSICOL considerado como responsable y/o encargado del tratamiento de Datos Personales.

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de PSICOL SAS, colaboradores, directivos, contratistas, proveedores y en general por cualquier tercero que tenga vínculo contractual o jurídico con PSICOL SAS y que en razón de ello tenga acceso a la información de la organización.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política se aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano, o cuando le sea aplicable la política al responsable y/o encargado ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros.

Los principios y disposiciones contenidos en esta política de protección de datos de carácter personal, se aplicarán a cualquiera base de datos personales que se encuentren en custodia de PSICOL SAS, bien sea en calidad de responsable y/o como encargado del tratamiento.

Todos los procesos de la organización de PSICOL SAS. que involucren el tratamiento de datos de carácter personal, deberán someterse a lo dispuesto en esta política.

DESTINATARIOS

La presente política es de carácter obligatorio cumplimiento y va dirigida a:

  • Gerencia General.
  • Colaboradores de PSICOL SAS., directivos o no, que custodien y traten bases de datos de carácter personal.
  • Personas naturales o jurídicas, y/o contratistas que presten sus servicios a PSICOL SAS. bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual tenga acceso a la información de tipo privada, semiprivada y/o sensible.
  • Revisores fiscales y aquellas otras personas con las cuales exista una relación legal de orden estatutario.
  • Personas públicas y privadas en condición de usuarios de los datos personales.
PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para la interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán de manera armónica e integral los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los cuales constituyen los parámetros a seguir en la recolección, almacenamiento, uso, circulación, o suspensión, así como el intercambio de datos personales. Tales principios son:

1.- Legalidad

El tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en la ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen.

2.- Finalidad:

PSICOL SAS, realiza el tratamiento de datos personales con la finalidad de dar cumplimiento a su misión organizacional, este tratamiento debe obedecer a una finalidad legitima acorde con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada de manera concreta, precisa y previa al titular para que éste exprese su consentimiento informado.

3.- Libertad:

PSICOL SAS tratara los datos personales solo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, con excepción de la existencia de un mandato legal o judicial.

4.- Veracidad o Calidad:

Los datos de carácter personal recolectados y tratados por PSICOL SAS, deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.

5.- Transparencia:

PSICOL SAS conoce que los titulares de la información tienen derecho a obtener, del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

6.- Acceso y Circulación Restringida:

El tratamiento de datos personales está sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de los mismos, de las disposiciones de ley 1581 de 2012 y la Constitución política de Colombia. En este sentido, su tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en ley. En este sentido, los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

7.- Seguridad

PSICOL SAS, en calidad de responsable o encargado del tratamiento de datos personales, según el caso, adoptará e implementará todas las medidas de seguridad físicas, tecnológicas, administrativas y humanas que sean necesarias y estén a su alcance, de acuerdo con las normas técnicas y estándares internacionales para garantizar que a nivel técnico se preservan los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

8.- Confidencialidad

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma. PSICOL SAS implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El Tratamiento que llevarán a cabo los Responsables y/o Encargados de las Bases de Datos se realizará conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las normas que lo adicionen o modifiquen, así como con lo establecido en la presente Política y las respectivas autorizaciones de Tratamiento de Datos Personales.

PSICOL SAS, Actuando en calidad de Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores. Cualquier dato personal suministrado, podrá ser consultado, actualizado y rectificado por su Titular.

FINALIDAD

Los datos personales de los titulares son recolectados y tratados por PSICOL SAS en desarrollo de su objeto social, y es nuestra responsabilidad informarle que, en esta política se establece las finalidades con las cuales son tratados sus datos personales por nuestra organización; entre las cuales se encuentran las siguientes:

  • Se compromete a no revelar la información que se digita o transfiere a nuestra organización, de acuerdo con las normas de la Ley 527 que reglamenta el Comercio Electrónico en Colombia y la Ley 1581 de 2012 sobre el uso de datos confidenciales. Con la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, se suple dejando sin efecto acuerdos y políticas expedidas con anterioridad.
  • Mantener una comunicación constante con los titulares de los datos personales, relativa al desarrollo de las actividades propias de la empresa de acuerdo a los perfiles de cada tipo de base de datos que posea la empresa.
  • Cumplir con las obligaciones legales y contractuales en las que se requiera recaudar información personal mediante la elaboración de Bases de Datos para efectos de control, supervisión y auditorias, y proyectos llevados a cabo por la empresa.
  • Realizar actividades de envío de información relacionada con la organización, así como la promoción de los servicios relacionados u ofrecidos de manera directa o indirecta por la organización frente a sus clientes.
  • Establecer bases de datos de clientes.
  • Cumplir con los encargos solicitados por terceros y amparados en un vínculo contractual entre éste y el titular de los datos.
  • Compartir los datos personales o las bases de datos tratadas por PSICOL SAS a terceros que gestionen, ayuden o desarrollen la ejecución de actividades propias de la organización o que se deriven del cumplimiento de disposiciones legales o de relaciones comerciales o contractuales con dichos terceros.
  • Desarrollar el objeto social de PSICOL SAS conforme a sus estatutos sociales.
  • Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a empleados y ex empleados.
  • Realizar estudios a profundidad sobre tema de salud y seguridad y asuntos relacionados con el bienestar laboral.
  • Participación en distintos tipos de encuestas mediante registros o formularios online.
  • Llenado de solicitudes de suscripción, pedidos de software y servicios online, o bien para facilitar la solicitud de información puntual que nos sea requerida.
  • Hacerle más sencillo el uso de nuestra página web y nuestra plataforma.
  • Adaptar el contenido más relevante a sus intereses.
  • Informarle sobre nuestros nuevos productos o servicios, actualizaciones de productos, cuestiones de soporte técnico, eventos y ofertas especiales.
  • Promocionar productos y servicios en nuestra página web y plataforma tecnológica y las páginas web de nuestros socios comerciales o partners.
  • Prevenir y detectar el fraude u otras actividades ilegales o prohibidas.
  • Velar por la seguridad e integridad de nuestra plataforma tecnológica y la información de nuestros clientes.
  • Como parte de un proceso de venta continuo.
  • Mientras se facilita soporte técnico o consultoría respecto de algún producto.
  • Para formar parte del proceso de mantenimiento y modernización de nuestros productos.
  • Para formar parte de medios automatizados como protocolos de comunicación.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:

  • Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales que sean objeto de Tratamiento. Esta podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos.
  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Organización. Este derecho se puede ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Organización cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
  • Conocer la política de tratamiento de datos de la Organización y a través de ella, el uso o finalidad que se le dará a sus datos personales.
  • Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Abstenerse de dar respuesta a preguntas sobre Datos Sensibles, o sobre Datos Personales de los niños, niñas y adolescentes.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento de la Organización o el Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES     

En cumplimiento de la ley de protección de datos personales, PSICOL SAS, quien obra como responsable y/o encargado de las bases de datos, establece el presente procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de derechos.

Para la atención de la petición, consulta, queja o reclamo, se debe solicitar la siguiente información:

•   Nombre completo y apellidos del titular de los datos personales.

•   Número de identificación del titular de los datos personales.

•   Fotocopia del documento de identificación del Titular.

•   Datos de contacto del titular de los datos personales.

•   Dirección física y/o correo electrónico.

•   Teléfonos de contacto.

•   Motivo o hechos que dieron lugar a la reclamación.

•   Solicitud expresa del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de autorización otorgada, revocarla, suprimirla, etc.).

•   Si la solicitud es a través de un representante, esta debe venir acompañada de la fotocopia del documento de identificación del Titular y de la persona autorizada, que acredite la representación, dirección de contacto (física o electrónica) y número telefónico.

PSICOL SAS ha dispuesto los siguientes medios y canales para la recepción y atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos, donde los titulares de los datos pueden ejercer sus derechos, de acuerdo a lo establecido en la normatividad:

  • Comunicación escrita dirigida a PSICOL SAS en la siguiente dirección: Calle 5A # 39-194, oficina 402, Torre Diners Club. Medellín, Colombia,
  • Comunicación telefónica al PBX: (604) 3224214.

Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de     diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando cuando se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si la solicitud o reclamo resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

Recibida la información completa, las solicitudes de actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos serán contestadas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo del reclamo completo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con:

  • Origen racial o étnico.
  • Orientación política.
  • Convicciones religiosas / filosóficas.
  • Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos.
  • Salud.
  • Vida sexual.
  • Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.

Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:

  • La autorización debe ser explícita o mediante conductas inequívocas claras, específicas y comprobables.
  • Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información.
  • Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad de este.
DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

PSICOL SAS, como responsable del Tratamiento de Datos Personales debe cumplir con los deberes establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012. Sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad, deberes tales como:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  • Solicitar y conservar, en cualquier medio, copia de la autorización otorgada por el Titular;
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  • Garantizar que la información que se suministre a terceros, a quienes PSICOL SAS en su calidad de responsable de la información les hubiere encargado el tratamiento, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Adicionalmente, en los casos en que PSICOL SAS actué como Encargado del tratamiento de datos personales, deberá cumplir los deberes establecidos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, tales deberes son:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley 1581 de 2012;
  • Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente política y la ley 1581 de 2012;
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
  • Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley 1581 de 2012;
  • Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

PSICOL SAS establece dentro de su Política de Seguridad de la Información, el compromiso frente a la preservación de los requisitos de confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de información, entre los cuales están las bases de datos y los registros que reposan en medios

físicos que contienen los datos personales de los titulares de los datos.

Así mismo, PSICOL SAS, aparte de las políticas, procedimientos y manuales, cuenta con mecanismos internos de seguridad de la información, con la infraestructura tecnológica y equipos de seguridad, protocolos de acceso y administración de las bases de datos que están bajo su custodia para evitar vulneración de la información depositada por parte de terceros, como: acceso no autorizado, adulteración, pérdida, etc.

PSICOL SAS exigirá a los empleados y proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.

LEGISLACIÓN APLICABLE
  • Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, que consagra los derechos a la intimidad, buen nombre y a la protección de Datos Personales o hábeas data.
  • Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de Datos Personales.
  • Decreto 1377 de 2013, la cual reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 en aspectos relacionados con la autorización del Titular de la Información, las transferencias de Datos Personales y la responsabilidad demostrada frente al tratamiento de Datos Personales.
  • Cualquier otra norma o disposición que las modifiquen, deroguen o sustituyan, las normas anteriormente mencionadas.
VIGENCIA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir del 09 de marzo de 2026 y reemplaza cualquier versión anterior.

A partir de esta fecha, PSICOL SAS informará cualquier cambio sustancial en la Política de Tratamiento de Datos Personales o en el Aviso de Privacidad por medio de su página web o en cualquier otro medio que considere pertinente.